BOTOX-BEHANDLUNGEN RICHTIG ABRECHNEN

Studien zeigen jedoch, dass genau hier erhebliche Defizite bestehen. Eine Untersuchung aus den USA ergab, dass auch erfahrene Ärzt:innen lediglich in rund 55 % der Fälle korrekt kodieren, während Ärzt:innen in Weiterbildung nur auf etwa 38 % kamen⁽¹⁾. Auch in Deutschland belegt eine Analyse der dgpar GmbH, dass bei 10 - 15 % der privatärztlichen Rechnungen Leistungen fehlen oder fehlerhaft dokumentiert sind⁽²⁾.

Die Gründe liegen vor allem in der Komplexität der Gebührenordnung und in fehlender Schulung im Bereich Abrechnung. Wer Botox-Behandlungen korrekt abrechnen will, benötigt daher nicht nur Routine in der medizinischen Anwendung, sondern auch fundiertes Know-how in den geltenden Abrechnungsregeln.

Um Dir eine Hilfestellung zu geben, behandelt dieser Journalbeitrag die folgenden Themen:

Der Deutsche Gesetzgeber hat klare Vorschriften, die von einer Rechnung erfüllt werden müssen. Generell könnte man zwischen den Vorgaben für eine Kleinbetragsrechnung mit einer Brutto-Rechnungssumme von unter EUR 250 (§ 33 UStDV) und Rechnungen deren Bruttobeträge EUR 249.99 überschreiten, unterscheiden. Um Komplexität zu reduzieren und Dir mehr Sicherheit zu geben, konzentrieren wir uns hier allerdings ausschließlich auf die Pflichtangaben in Rechnungen, die Bruttobeträge höher als EUR 249.99 aufweisen, da diese auch bei Rechnungsbeträgen angewendet werden können die unter diesem Schwellenwert liegen.

Wenn Du als Freiberufler:in eine Rechnung an eine Drittperson stellst, muss diese laut § 14 UStG folgende Angaben beinhalten: 

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Wenn Du als Ärtzt:in Kosten für Medikamente oder Verbandsmaterial zunächst selbst übernimmst, kannst Du Dir diese Auslagen von Deinen Patient:innen erstatten lassen, indem Du sie in Deine Rechnung aufnimmst (wie in unserer Vorlage gezeigt).

Beachte, dass nicht alle Sachkosten an die Patient:innen weitergegeben werden dürfen:

Folgende Materialien dürfen nach GOÄ § 10 nicht an Patient:innen weiterverrechnet werden:

Die Aufzählung der Materialien, die nicht berechnet werden können, ist abschließend. Das bedeutet: All diejenigen Materialien, die nicht aufgelistet wurden, können abgerechnet werden ⁽⁴⁾.

Laut §10 GOÄ dürfen dem/der Patient:in für Auslagen nur die tatsächlich entstandenen Kosten berechnet werden. Es zählt somit nicht der aktuelle Preis auf dem Markt, sondern der tatsächliche Einkaufspreis den Du für das Produkt bezahlt hast! Rabatte, Boni usw. müssen also an die Patient:innen weitergegeben werden. Somit sind auch Pauschalen für Materialien nicht erlaubt. Hierfür verlangt die GOÄ ab einer Auslagenposition über EUR 25,56 auch Belege. Diese sind der entsprechenden Rechnung automatisch als Nachweis beizufügen, etwa eine Einkaufsrechnung oder ein Lieferschein. Auch Belege mit mehreren Posten sind zulässig, sofern daraus klar hervorgeht, welchen Einzelpreis das verwendete Material hatte oder welche konkrete Menge eingesetzt wurde. Es kann handschriftlich die entsprechende Position angezeichnet oder ausgerechnet werden. Fehlt ein solcher Beleg/Nachweis, gilt die Rechnung rechtlich als nicht zahlungsfällig. Das hat nicht nur formale Folgen: In solchen Fällen lehnen viele Versicherungen die Erstattung der Beschreibungenden Materialkosten ab – sehr zum Unmut der Patient:innen ^(5,6). 

Da sich die Einkaufspreise für Materialien häufig im Jahresverlauf ändern, ist es ratsam, die jeweiligen Kosten sowie die zugehörigen Nachweise regelmäßig zu prüfen und stets aktuell zu halten. Andernfalls besteht das Risiko, dass Du bei Preissteigerungen auf den Mehrkosten sitzen bleibst! 

WICHTIG: Stellst Du Deinen Patient:innen mehr in Rechnung, als tatsächlich im Zuge der medizinischen Leistung angefallen ist, kann dies den Straftatbestand des Betrugs gemäß § 263 StGB erfüllen.

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer?
Der Begriff „Mehrwertsteuer“ wird oft als Synonym für „Umsatzsteuer“ genutzt, obwohl das nicht ganz korrekt ist. Obwohl der Betrag letztlich identisch ist, ist die „Umsatzsteuer“ der steuerlich korrekte und offizielle Begriff für diese Steuerart, den Unternehmen verwenden. „Mehrwertsteuer“ hingegen wird aus Sicht der Verbraucher:innen genutzt, da sie ausschließlich von Endkund:innen getragen wird. Unternehmen hingegen zahlen die Umsatzsteuer, die sie auf ihre Verkäufe erheben und an das Finanzamt abführen. Es ist also lediglich eine Frage der Perspektive. Da Du Deine Rechnungen an Verbraucher:innen stellst, empfehlen wir Dir, den Begriff "Mehrwertsteuer" oder "MwSt" auf der Rechnung zu verwenden. Zur Vereinfachung werden wir aus diesem Grund in diesem Text den Begriff der Mehrwertsteuer benutzen.

Wann Du die Mehrwertsteuer abführen musst
Da ästhetische Eingriffe nicht der Vorbeugung oder Behandlung gesundheitlicher Probleme dienen, sondern lediglich eine optische Veränderung bewirken, unterliegen sie der MwSt-Pflicht. "Heilbehandlungen" hingegen sind MwSt-befreit. Sollte also eine medizinische Indikation vorliegen, brauchst Du keine MwSt in der Rechnung aufzuführen. Entsprechend sollte in Rechnungen für ästhetische Behandlungen die MwSt ausgewiesen werden, sobald Du als selbständige Person der MwSt-Pflicht unterliegst. 

In Deutschland unterliegst Du als selbständige Person der MwSt-Pflicht grundsätzlich, wenn Du nicht unter die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG fällst. Hier sind die wesentlichen Punkte:

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

So, geschafft! Wir haben Dir nun die wesentlichsten Bestandteile der korrekten Abrechnung einer Botox-Behandlung erläutert. Unter dem folgenden Button findest Du eine Musterrechnung im Word-Format, welche Du auf Deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst.

Wie Du schnell feststellen wirst, beinhaltet die Musterrechnung Angaben zu  Punktzahl und dem von Dir angesetzten Steigerungssatz. Keine Sorge, unser KI-Prompt regelt das für Dich.

Im Regelfall möchtest Du runde Preise für Deine Botox-Behandlungen anbieten können. Damit Du nicht ewig mit den Sätzen herumspielen musst, bis Du den gewünschten Betrag errechnet bekommst, haben wir für Dich als Hilfestellung einen Prompt für KI-Chatmodelle erarbeitet, den Du verwenden kannst um die Berechnung der einzelnen Faktoren zu veranschaulichen. 

Folgende Punkte sind bei der Auflistung der Ziffern zu beachten:

Folgende Punkte sind bei den Sachkosten zu beachten:

Hier einfach den Brutto-Preis einfügen, der am Ende rauskommen soll. Die Mehrwertsteuer welche inkludiert ist, wird von der KI automatisch berechnet.

Wir hoffen wir konnten Dir bei der Erstellung einer richtigen Rechnung für Deine Botox-Behandlungen helfen. Wenn Du Feedback oder Inputs hast zu unserem Artikel, dann melde Dich bitte jederzeit bei uns unter customerlove@ephia.de. Wir freuen uns darauf von Dir zu hören.